"viime hetken tietoa"

TOIMINTAPERIAATE

 Helsingin Seudun Lapinkävijöiden toiminta perustuu vapaaehtois- ja talkootyölle. Yhdistyksen hallitus on toimeenpaneva elin. Hallituksen tehtäviin kuuluvat muun muassa yleisistä toimintaperiaatteista päättäminen, yhdistyksen budjetin ja toimintasuunnitelman laatiminen toimikuntien antamien tietojen pohjalta, muu kevät- ja syyskokouksen valmistelu sekä muu hallinnollinen työ, joka ei kuulu toimikunnille.

 Toimikunnat vastaavat toiminnan suunnittelusta, käytännön järjestelyistä, toteuttamisesta ja tapahtumiin mahdollisesti liittyvistä tilityksistä.

 Yhdistyksen sääntöjen 9 §:n mukaan hallitus ottaa ja erottaa tarvittavat toimihenkilöt, päättää heille maksettavista korvauksista sekä heidän muista työehdoistaan ja toimintaohjeistaan.

 Toimikuntien järjestämät tapahtumat ovat kestoltaan, järjestelyjen moninaisuuden ja vastuiden osalta erilaisia, jonka vuoksi käytäntö vaativien tehtävien kulujen korvauksista on vuosien myötä vakiintunut. Kulukorvausten selventämiseksi ja yhdenmukaistamiseksi alle on kirjattu maksuperiaatteet.

KULUKORVAUKSET

 Hallinnollisten toimihenkilöiden kulukorvaukset

 Taloudenhoitajan, kirjanpitäjän, jäsenrekisterin hoitajan sekä vuodesta 2019 alkaen myös sihteerin tehtävien hoitamisesta maksetaan vuosittain hallituksen määräämä kulukorvaus ja palkkio.

 Kukasjärven isäntien matkakorvaukset

 Kukasjärven isännät tekevät vuosittain kolme matkaa Kukasjärvelle huolehtimaan rakennusten kunnosta, huollosta ja polttopuista. Kummallekin maksetaan vuosittain hallituksen päättämä summa korvaamaan sinne matkustamisesta ja paikan päällä tarvikkeiden hausta koituvia kuluja. Koska oman auton käyttö ja julkisilla kulkeminen riippuvat kulloisistakin tarpeista, on kiinteä korvaus katsottu toimivammaksi ratkaisuksi kuin jokaisen matkan laskuttaminen erikseen.

 Yksittäisten tapahtumien kulukorvaukset

 Suurin osa tapahtumista on sellaisia, joiden järjestäminen vaatii soittelua sekä tekstiviestien ja sähköpostien lähettelyä ja internetin selailua. Viestittelyä tapahtuu myös mm. toimikuntien jäsenten ja tapahtumien osanottajien kesken. Nämä kuuluvat vapaaehtoistoimintaan, josta ei makseta korvauksia.

 Poikkeuksen muodostavat palvelunumeroihin soitetut puhelut, jotka saattavat tulla yllättävän kalliiksi. Niistä maksetaan korvaus, jos vastuuhenkilö esittää tilityslomakkeessa yksityiskohtaisen selvityksen puheluiden kestoista ja hinnoista.

 Tapahtumiin liittyvät isot monistukset voi tehdä esimerkiksi Helsingin yliopiston kirjastoissa, jolloin HSL:lle ostetusta monistuskortista saa kuitin.

 Lyhytkestoiset, maksulliset tapahtumat

 Esimerkkeinä ovat lauantaisaunan lämmittäminen, bussilla tehtävä maksullinen retki, maksullinen kurssi, retkeen sisältyvän museon tai nähtävyyden pääsymaksu jne. Näissä tapauksissa vastuuhenkilön ei tarvitse maksaa osanottomaksua, vaan kulut sisällytetään osanottajilta perittävään maksuun, tai joissain tapauksissa yhdistys maksaa ne.

 Vastuulliset ja työläät tapahtumat

 Ylläksen hiihtoviikko, patikka- ja vaellusviikot kuuluvat tapahtumiin, joiden järjestäminen vaatii tavallista enemmän järjestelyjä ja myös vetäjän vastuut ovat tavallista suuremmat. Tästä syystä vetäjän kulut sisällytetään osanottomaksuihin, jotka pitää laskea siten, että osanottomaksut kattavat tapahtuman kulut. Kaikista kuluista tulee olla kuitit, jotka liitetään tilityslomakkeeseen. Korvattavia kuluja ovat

-          matkakulut kohteeseen ja takaisin

-          majoitusmaksut

-          osanottomaksuun kuuluvat ruokailut

-          vaellusruoat ja keittimen polttoaine

-          sisäänpääsymaksut

-          karttakulut

-          osanottomaksut opastettuun toimintaan (esim. koskenlasku, kullankaivu)

 Apuvetäjää voidaan käyttää, kun osanottajien määrä ylittää yhden henkilön hallittavissa olevan osanottajamäärän vaelluksilla. Koska päävetäjä on vastuussa järjestelyiden tekemisestä, toimii ensisijaisena oppaana ja on vastuussa turvallisuudesta, kaikki hänen kulunsa korvataan. Apuvetäjälle korvataan matkakulut, jotka on sisällytettävä osallistujilta perittäviin osanottomaksuihin.

 

Opaskirjoja käyttöön

Yhdistyksen ja HSL:n jäsenten käyttöön on hankittu
-          Sipoonkorpi – pieni retkiopas ja kartta, Joel Ahola
-          Nuuksio – retkiopas ja kartta, Joen Ahola
-          Pääkaupunkiseudun retkeilyopas, Raija Hentman
-          Etelä-Suomen retkeilyopas, osa I länsi, Raija Hentman

Teoksia saa lainata Juha Karsikkaalta, puhelin 040 548 1250